Papier stapelt zich vaak ongemerkt op binnen maakbedrijven: werkbonnen, facturen, orderbevestigingen en handmatige aantekeningen. Voor productie- en IT-managers die bezig zijn met optimalisatie en digitalisering is dit niet alleen een bron van frustratie, maar ook een rem op efficiëntie. Gelukkig is de stap naar papierloos werken dichterbij dan je denkt. Het begint vaak met ‘papierarm werken’.
EXPERT-blog
Door: Lissa Verhoog, Product Marketing Manager bij ECI Software Solutions.
Uit recent onderzoek blijkt dat 75 procent van de mkb-bedrijven productieautomatisering belangrijk tot zeer belangrijk vindt voor de toekomst. Toch zetten bedrijven de mogelijkheden om eenvoudige processen te digitaliseren nog niet overal in. Papierloos werken scoort hier opvallend: 40 procent van de bedrijven past het al toe, terwijl nog eens 21 procent aangeeft dit in de toekomst te willen verkennen.
Processen digitaliseren
De urgentie is duidelijk: maakbedrijven hebben dagelijks te maken met krappe personeelsbezetting, hoge productiekosten en soms lange doorlooptijden. Door processen te digitaliseren, bijvoorbeeld met digitale werkbonnen of digitale facturen, kun je die uitdagingen structureel aanpakken en efficiënter en foutloos werken. Een bijkomend voordeel is meer overzicht en minder saaie, repetitieve taken en fysieke werklast voor medewerkers. Dat maakt het werk aantrekkelijker en helpt bedrijven personeel te behouden.
Papierarm als eerste stap
Volledig papierloos werken klinkt best ambitieus en dat is het ook. Een meer haalbare eerste stap is ‘papierarm werken’. Dat betekent kritisch kijken naar welke eenvoudige papieren processen je direct kunt vervangen door digitale alternatieven. Denk bijvoorbeeld aan:
- Digitale werkbonnen in plaats van papieren ordermappen.
- Elektronische urenregistratie via een app.
- Digitaal documentbeheer, zodat tekeningen en instructies altijd up-to-date beschikbaar zijn.
Zo bouw je geleidelijk een digitale werkwijze op die medewerkers ondersteunt en stap voor stap het papier de deur uitwerkt.
Klantcase KKB: 60 procent minder papier
Een mooi voorbeeld is Klein Kouwenberg Boon, een specialist in kunststof- en metaalbewerking uit Deventer. Het bedrijf werkte lange tijd met een handmatig proces en stapels papieren documenten. Dit leidde tot inefficiëntie en gebrek aan overzicht.
Met de overstap naar Ridder iQ in de cloud en de inzet van Shop Floor Control van ECI Software Solutions, zag KKB grote veranderingen ontstaan:
- 60 procent minder papiergebruik in de fabriek.
- Betere planning en inzicht dankzij digitale urenregistratie.
- Flexibiliteit: medewerkers kunnen op afstand in het ERP-systeem werken.
- Veiligheid: automatische updates en toegang via VPN.
Zoals algemeen directeur Eric Jongetjes zegt: “Een grote verandering was het drastisch verminderen van ons papiergebruik in de fabriek. We hebben zo’n 60 procent afgeschaft, wat een enorme verbetering is geweest.”
Digitaal factureren: niet wachten tot 2026
Naast de werkvloer speelt ook de administratie een rol in papierloos werken. In België wordt e-facturatie voor B2B-transacties via Peppol, een gestandaardiseerd netwerk voor het veilig uitwisselen van zakelijke documenten, verplicht vanaf 1 januari 2026. Dat betekent dat bedrijven niet langer papieren facturen of pdf’s kunnen versturen, maar hun facturen digitaal via het gestandaardiseerd netwerk moeten aanleveren.
Voor maakbedrijven is dit het moment om alvast te starten met digitale facturen. Het voorkomt een haastige overstap en levert direct voordelen op zoals snellere verwerking en betaling, minder kans op fouten en betere traceerbaarheid en naleving van wetgeving.
Papierloos werken in de maakindustrie is geen verre toekomstmuziek. Het begint vandaag met een eerste stap naar papierarm werken. Door te starten met digitale werkbonnen, e-facturatie en tijdregistratie via een app bespaar je al veel tijd, kosten en frustratie. En minstens zo belangrijk: je maakt het werk aantrekkelijker en efficiënter voor je medewerkers.
Digitaliseer de makkelijkste processen in jouw bedrijf met ECI Software Solutions.
