Een project wordt opgeleverd, de klant tekent en de volgende order staat alweer klaar. Juist op dat moment gaat de aandacht naar het volgende project. De vraag ‘Wat heeft dit project ons nu gekost?’ verschuift naar de achtergrond, terwijl het antwoord daarop bepaalt hoe scherp je volgende offerte is.
Expert-blog
Door: Lissa Verhoog, senior product marketing manager bij ECI Software Solutions
In veel mkb-maakbedrijven is nacalculatie vooral een administratieve sluitpost. Er wordt een eindbedrag onder het project gezet, de boeken worden gesloten, en iedereen richt zich alweer op het volgende. Begrijpelijk, want de agenda’s zitten vol. Maar het betekent ook dat er stuurinformatie blijft liggen die je in de toekomst goed kunt gebruiken.
Afwijkingen tussen de calculatie en werkelijkheid
Bij projectmatig werk en maatwerk verandert er onderweg bijna altijd iets. Een tekening wordt aangepast, een klant vraagt om een extra bewerking, een levering loopt vertraging op of er moeten op het laatste moment nog onderdelen bij worden besteld. Elke wijziging kost tijd of materiaal en heeft daarmee direct invloed op de marge.
En de afwijkingen tussen de oorspronkelijke calculatie en de werkelijkheid zijn nu juist de zaken waar je van kunt leren. Alleen: in de praktijk worden die wijzigingen lang niet altijd goed vastgelegd. Extra uren worden niet op de juiste taak geboekt. Materiaal wordt wel besteld, maar niet gekoppeld aan het project waar het voor bedoeld was. Informatie raakt verspreid over verschillende systemen, of blijft hangen in iemands hoofd of staat in een los Excelletje. Het resultaat is een nacalculatie die eigenlijk maar half het verhaal vertelt over je kosten, je winst en de invloed daarvan op je marge.
Van terugblik naar stuurmiddel
Als een nacalculatie pas na oplevering wordt gemaakt, dan heb je alleen een terugblik. Je constateert dat een project minder heeft opgeleverd dan je begroot hebt, maar de vraag waarom blijft vaak onbeantwoord. Kwam het door een wijziging halverwege of een te optimistische inschatting vooraf? Is er ongemerkt extra werk bij gekomen?
Zonder een goed antwoord op die vraag blijft elke volgende offerte deels giswerk. En dat terwijl juist die informatie helpt bij beslissingen over prijzen, planning, personeel en werkwijze.
Inzicht terwijl het project nog loopt
Om nacalculatie te laten werken als stuurmiddel, moeten uren, materiaalverbruik en projectwijzigingen ergens samenkomen, bij voorkeur op één plek in plaats van verspreid over losse systemen en documenten. ERP-software helpt daarbij door stuklijsten, urenregistratie en materiaalverbruik met elkaar te verbinden. Wijzigingen worden direct zichtbaar en tellen meteen mee in de kostenberekening.
Daardoor zie je afwijkingen terwijl het project nog loopt en niet pas wanneer het al is afgerond. Je weet dan waar de extra kosten ontstaan op het moment dat je er nog iets aan kunt doen. En die kennis neem je mee naar het volgende project.
Scherpere offertes, betere beslissingen
Een goede nacalculatie levert meer op dan een cijfer onder de streep. Ze vormt de basis voor betere offertes en betere beslissingen omdat je je baseert op wat vergelijkbare projecten daadwerkelijk hebben gekost. Ook gesprekken met klanten over meerwerk worden eenvoudiger. De onderbouwing is dan al opgebouwd tijdens het project en hoeft achteraf niet meer te worden gereconstrueerd.
Dat effect stapelt zich op. Iedere goed vastgelegde nacalculatie maakt de volgende calculatie een stukje nauwkeuriger. Het rendement komt niet in één keer maar bouwt zich op over meerdere projecten. Als je hier structureel werk van maakt, krijg je langzaam maar zeker meer grip op je werkelijke marge. En dat begint niet bij het volgende project, maar bij hoe je met het huidige omgaat.
